Conditions d’Utilisation de Neko

1. Introduction

Neko est une solution SaaS intégrée aux systèmes de gestion de candidatures (ATS – Applicant Tracking Systems), visant à enrichir les processus de recrutement grâce à des outils innovants et des modèles d’intelligence artificielle avancée (LLM). Nous nous engageons à garantir la confidentialité, la sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur, en particulier le RGPD.

2. Collecte et Traitement des Données

Nature des données collectées

Neko traite exclusivement les données fournies par les candidats via les ATS partenaires. Ces données comprennent :

• CV
• Lettres de motivation
• Informations RH associées (si disponibles)

Les candidats restent responsables des informations qu’ils soumettent volontairement. Le consentement à l’accès de ces données est obtenu via les ATS et peut être personnalisé selon les préférences des clients de Neko.

Source des données

Les données sont collectées uniquement par le biais d’intégrations sécurisées avec les ATS. Neko ne collecte aucune donnée par d’autres moyens.

Finalité des traitements

Les données collectées sont utilisées pour :

• Enrichir les profils des candidats.
• Optimiser le matching entre les candidatures et les offres.
• Proposer des analyses et des suggestions d’amélioration automatisées.

3. Anonymisation et Suppression des Données

Anonymisation des données

Avant tout traitement, Neko applique une anonymisation systématique. Ce processus inclut :

• La suppression ou le remplacement des données personnelles identifiables (telles que le nom et l’adresse).
• La transformation irréversible des données sensibles.

Persistance des données

Les données anonymisées ne sont conservées que pendant le temps nécessaire au traitement. Une purge complète des données est effectuée chaque semaine, avec un redémarrage automatique des conteneurs. Les données dont l’ancienneté dépasse 24 heures sont supprimées, et cette suppression est tracée dans des journaux (logs) pour assurer la transparence et permettre une investigation si nécessaire.

4. Gestion des Conteneurs et Sécurité

Cycle de vie des conteneurs

Les conteneurs sont conçus pour disparaître automatiquement chaque semaine. Les fichiers (par exemple, les PDF) sont temporairement stockés dans des boîtes locales et supprimés une fois le traitement terminé.

Preuves de destruction

Les processus de suppression sont documentés dans un carnet spécifique, garantissant ainsi une vérification complète des actions.

Sécurisation de l’API

Les échanges entre l’ATS et le serveur de Neko se font exclusivement via HTTPS, assurant une communication sécurisée. Cette protection est renforcée par l’utilisation de clés secrètes, similaires à des mots de passe robustes, garantissant un accès sécurisé. L’accès au backend et aux outils de monitoring est également protégé par mot de passe, offrant une sécurité supplémentaire à l’infrastructure.

5. Utilisation des Modèles d’Intelligence Artificielle (LLM)

Neko utilise des modèles d’intelligence artificielle pour réaliser les traitements suivants :

• OCR (reconnaissance optique de caractères)
• Anonymisation des données
• Analyse et classification des candidatures
• Parsing des informations liées à la localisation géographique des candidats (ville de résidence)

6. Conformité Réglementaire

Neko respecte scrupuleusement les obligations réglementaires suivantes :

• RGPD pour les utilisateurs en Europe.
• Toutes autres législations applicables dans les juridictions couvertes par nos services.

Les données traitées par nos modèles sont anonymisées au préalable pour garantir la confidentialité et éviter toute identification des candidats.

Juridiction

Neko est implantée à Londres et respecte les législations locales ainsi que le RGPD pour les utilisateurs en Europe.

Accords avec les ATS

Neko intervient en tant que marketplace au sein de l’écosystème des ATS partenaires. Les droits d’accès aux données sont définis par les contrats des ATS.

7. Modalités d’Accès et Droits des Utilisateurs

Public cible

Les utilisateurs finaux sont principalement les recruteurs utilisant des fonctionnalités enrichies des ATS.

Modalités d’accès

L’accès au service Neko est fourni par :

• Abonnement
• API intégrée directement dans les ATS partenaires
• Accès via l’ATS, sans interface indépendante
• Accès sécurisé à un backend pour des options avancées

Droits des utilisateurs

Les utilisateurs peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification et de suppression des données en contactant l’ATS partenaire, conformément à leurs conditions générales.

8. Engagements et Garanties

Neko s’engage à :

• Ne jamais stocker les données au-delà du cycle de traitement.
• Assurer l’anonymisation systématique des données avant tout transfert.
• Garantir la suppression des données dans un délai de 24 heures maximum, avec un suivi documenté dans les logs.
• Détruire régulièrement les conteneurs et fichiers temporaires.
• Respecter strictement les finalités des ATS et les droits des utilisateurs.

9. Contact

Pour toute question relative à ces conditions d’utilisation, veuillez contacter : support@neko.jobs